事務手続きについて (2015)

Contents:

はじめに

各種手続きのガイドは指導教員が行います。

先ず、各自の指導教員にご相談ください。

旅費その他の精算(立替分)は、金融機関への振込依頼手続き(初回のみ)が完了していることが前提となります。
手続きがまだの方は振込依頼書をご提出ください。
 
 

物品の購入について

  • 学生は、物品を「発注」することは出来ません。必ず、教員または研究室秘書の方にご依頼下さい。
  • 販売店に行って、勝手に買い物をしないでください(領収書があってもお支払できない場合があります。)
  • 物品は、NAISTと契約のある業者から購入することを基本といたします。(業者の選定については、研究室の教員や秘書の方にお問い合わせください。)

【図書の購入の際の注意点】

  • CICPの経費では、図書は消耗品として購入していただきます。
  • 本プロジェクトで図書を購入される場合は、業者に直接発注して書籍と一緒に3点セット(見積書・納品書・請求書)を納品していただいてください。受領後、書籍と3点セットを研究科事務室に持参し検収(検収印を押印してもらう)を受け、教員の検収印押印後、3点セットをA106の辻まで提出してください。
  • Amazonで購入する際は、立替払理由書を提出してください(なお、Amazonは至急の時のみです)

【50万円を超える物品について】

  • 50万円を超える物品は、事務局からの発注になりますので、見積書をA106の辻まで提出してください。
  • 1つの商品が50万円以下であっても、1枚の伝票で50万円を超える場合は、同様に事務局発注となります。
  • 備品は年内に購入するようお願いいたします。

 

国内・海外出張申請

   旅費はNAISTの規定額が支払われます。

【手続きの流れ】

   出張が決まったら下記の内容を辻 (youko-h@ad.naist.jp) までご連絡ください。
  • 旅行者名
  • 講座名
  • 学年
  • 日程
  • 用務地・用務先( 国内の場合:訪問場所・住所  海外の場合:国名・都市名・学会の開催場所)
  • 用務内容
  • URL(参加する学会などのページ)
     ↓
 
   航空券の見積書と日程表(予約確認書などフライトスケジュールのわかるもの)を辻まで提出してください。(航空機を利用する場合のみ。)
     ↓
 
  提出書類に基づき、旅行依頼簿(出張申請書)を作成いたしますので、連絡を受けたらA106まで押印に来て下さい。
     ↓
 
  学会に参加。
     ↓
 
  帰学後、参加費(領収書)・交通費(領収書)・パスポートの写しなどの必要書類を提出してください。
 

航空券の購入方法および旅費の申請について

【旅行代理店から購入する場合】

各自で旅行代理店とコンタクトを取ってください。
旅行代理店の選定に関しては、所属研究室の慣例、指導教員の意見等を参考にしてください。
日程、行先等が決まれば旅行代理店に連絡し、見積りを取ってください。
 
航空券を依頼し、見積書と日程表(予約確認書フライトスケジュールがわかるもの)と請求書を受け取る。
(書類の宛先は、渡航者本人の名前で作成していただいて下さい。)
 
見積書と日程表を辻(A106)まで提出してください。
内容を確認し、不備がなければ旅行依頼簿(出張申請書)を作成いたしますので、書類の提出は早めにお願いします。
    ※概算払い(渡航前に学校からの支給)を希望する場合は、書類を早めに提出してください。
          10日払いを希望する場合 → 前月25日まで
          25日払いを希望する場合 → 同月10日まで
            支払い日については目安となりますので、出張(日程)が決まり次第ご連絡ください。
 
航空券が手元に届きましたら、請求書内容に従って代金を支払った後、領収書を提出してください。
 

【インターネットで購入する場合】

インターネットで、購入手続きを行います。
  • 渡航者名、金額、フライトスケジュールの分かる画面(確認画面)を印刷したもの
  • 領収書(支払が確認できる画面もしくは旅行代理店からの注文受付メール)を印刷したもの
上記2点を提出ください。

【出張後の処理】

国内出張の場合は、航空チケットの半券を提出してください。
海外出張の場合は、航空チケットの半券、パスポートの写し(顔写真のページ及び日本の出入国スタンプのページ)を提出してください。
パック旅行は使用しないでください。

【宿泊の予約方法】

宿泊の予約をする前に、用務地の宿泊費の上限を確かめて下さい。
(NAISTの規定額(2級以下の職務にある者)が宿泊費の上限になります。 奈良先端科学技術大学院大学旅費支給規程 13~16ページを参照してください。)

【参加費について】

参加費がわかるもの(WEBなどの参加費の記載されているページのコピー等)、領収書、名札を提出してください。
  * クレジットカードで支払った場合は、カード明細も提出してください。(コピーでも可)
  * 食事代は支給されません。参加費に食事代が含まれる場合は減額されます。  (減額は学会Web等に記載されている金額或いはNAIST規定による。)

【現地での交通費について】

国内での交通費は、NAISTの規定額が支払われます。
用務地⇔宿泊場所の短距離移動は、支払われない場合があります。
 
海外での交通費は、支給される日当から支払いを行ってください。
ただし、規定を大幅に超える移動(交通費)については、金額及び乗車区間がわかる領収書またはチケット等を持参することで、帰国後精算出来る場合があります。
タクシー代は支給されませんので、公共交通機関を必ず利用してください。
 
 
 
手続き全般に関し、特に指定のない場合、提出書類等はすべてA棟1階情報事務室(A106)の辻まで提出してください。
受付時間は8:30-17:30です。